ERP Systeme und Co. – Die Steuerkanzlei effizienter managen!

  1. Der digitale Wandel in der Steuerberatung
  2. Was ist ein ERP System?
  3. Wichtige Punkte bei der Einführung eines neuen ERP Systems

Digitalisierung ist ein Thema, das auch in der Wirtschaft um sich greift. Abkehr von analogen Prozessen gehört längst zum guten Ton und kann tatsächlich dabei helfen, den Unternehmensalltag effizienter und produktiver zu gestalten. Auch Steuerberatungskanzleien bilden hiervon keine Ausnahme. Das Berufsbild nämlich befindet sich dank zunehmender Digitalisierung im Wandel. „ERP Systeme“ ist hierbei ein Schlagwort, das auch im Thema Steuerkanzlei interessant sein kann.

Manuelles Ausfüllen von Steuerunterlagen ist heute kaum mehr nötig. (Quelle: Fotolia Urheber: Alexander Limbach)

Der digitale Wandel in der Steuerberatung

Eine Reise in die Vergangenheit der Steuerberatung zeigt, wie hier früher gearbeitet wurde. Von dicken Ordnern, Rechenmaschinen und einer wahren Flut an schriftlicher Korrespondenz ist hier die Rede. Steuerberater mussten sich zu damaligen Zeiten ohne digitale Unterstützung um die Belange ihrer Klienten kümmern und standen dabei nicht selten unter großem Druck. Je nach Größe einer Steuerkanzlei bedeutete das auch langwierige Kommunikation mit Angestellten, das Risiko fehlerhafter Informationsweitergabe und im schlimmsten Falle sogar unzufriedene Kunden.

Die Steuerberatung also profitiert von der Digitalisierung. Schon die Einführung gewöhnlicher Computer erleichterte die Arbeit und verkürzte Prozesse immens. Der nächste Schritt – die Geburt des Internet – befeuerte diese Entwicklung weiter, denn hierdurch verringerte sich der Verwaltungsaufwand in Bezug auf Kommunikation per Brief oder Telefon. Zu diesem Zeitpunkt aber waren die Aufgaben eines Steuerberaters die gleichen wie eh und je. Auch heute ist der Kern des Berufsbildes erhalten geblieben, entwickelt sich jedoch zunehmend weiter.

Geht es um Digitalisierung, kann auch der Klient von heute manche Aufgaben selbst übernehmen. Schnittstellen und Online-Anwendungen unterstützen das und verändern die Anliegen, mit denen sich Klienten an ihren Steuerberater wenden. Daher ist es heute vor allem die Beratung, die einen immer größeren Stellenwert einnimmt. Steuerberater tragen nicht länger nur Sorge für die Ausarbeitung von Steuererklärungen oder die Abgabe von Voranmeldungen, sondern müssen sich auf umfangreiche Weise mit den Interessen ihrer Klienten befassen. In einer Gesellschaft, die immer älter wird, mit einem niedrigen Leitzins gesegnet ist und Jahr für Jahr etliche Start-Ups hervorbringt, wird der Steuerberater zum Begleiter in verschiedenen Lebenssituationen. Entsprechend gestaltet sich auch der unternehmerische Alltag immer abwechslungsreicher und herausfordernder. Die Zukunft der Steuerberatung wird sich laut haufe.de im Zuge der Digitalisierung sogar stark verändern und an manchen Punkten völlig neu definieren müssen.

Was ist ein ERP System?

Ein ERP System lässt sich zentral steuern und ermöglicht Zugriff auf alle relevanten Informationen. (Quelle: Fotolia Urheber: artinspiring)

ERP Systeme sind in vielerlei Hinsicht potenzialreich für Steuerberater. ERP, was ausgeschrieben „Enterprise Ressource Planning“ bedeutet, beschreibt Anwendungen, die verschiedene Abteilungen und Prozesse innerhalb eines Unternehmens bündeln. Dass diese Systeme lange Zeit als ausschließlich prädestiniert für das produzierende Gewerbe galten, hat sich längst gewandelt. Das zeigen auch die statistischen Prognosen im Hinblick auf die Umsatzentwicklung mit ERP Systemen weltweit. Sie nämlich befindet sich laut Experten seit Jahren in einem stetigen Aufwärtstrend.

Der grundsätzliche Zweck eines ERP Systems ist es, die parallele Nutzung verschiedener Anwendungen obsolet zu machen und die Kommunikation innerhalb eines Unternehmens zu verbessern. Mitarbeiter können hier Informationen einpflegen, die in einer zentralen Datenbank gespeichert werden und im Anschluss ihren Kollegen zur Verfügung stehen. Auf diese Weise verkürzen sich Kommunikationswege und das Risiko für die fehlerhafte Übermittlung wichtiger Details sinkt.

Welche Abteilungen und Aufgabengebiete in einem ERP System gebündelt werden, entscheidet die individuelle Ausgangslage. Ein Steuerberater könnte unter anderem

  • die Personalverwaltung
  • Löhne und Gehälter
  • das Klientenmanagement
  • das Marketing
  • und die Fakturierung

in das System umlagern und erhält so für jeden Prozess die gleiche Oberfläche. Auch in Sachen Zukunftsplanung und Analyse ist ein ERP System sehr vorteilhaft, denn es kann alle relevanten Informationen binnen kürzester Zeit in Beziehung zueinander setzen. Weitere Informationen über ERP Systeme fasst erp.expert in seinem Wiki zusammen.

Wichtige Punkte bei der Einführung eines neuen ERP Systems

Die Entscheidung für ein ERP System in der eigenen Steuerkanzlei kann also tatsächlich zahlreiche Vorteile mit sich bringen. Dennoch ist es wichtig, das Vorhaben sehr planvoll und sorgfältig anzugehen. Die Auswahl möglicher Anbieter und Systeme ist heute wahrhaft riesig, weswegen nicht jede Lösung zwingend für das eigene Unternehmen geeignet sind.

Am Start des Vorhabens steht daher eine klare Auflistung aller relevanten und unverzichtbaren Punkte, die das ERP System erfüllen muss. Hier dürfen keine Abstriche gemacht werden, denn diese rächen sich oft schon nach wenigen Wochen der Nutzung. Mit klar definierten Bedürfnissen können Steuerberater dann auf die Suche nach dem passenden Anbieter gehen und sich verschiedene Systeme vorstellen lassen. Relevant ist hier nicht nur die Eignung des jeweiligen Systems, sondern auch die hiermit verbundenen Kosten für die Implementierung, die Wartung, Lizenzen und spätere Anpassungen.

Erst wenn ein Anbieter gefunden ist, der alle wichtigen Punkte erfüllen kann und auch in wirtschaftlicher Hinsicht keine Zweifel weckt, kann die Umsetzungsphase beginnen. Hier entscheidet Sorgfalt ebenfalls, denn Mitarbeiter müssen geschult, Daten gesichert und der Umstieg behutsam durchgeführt werden. Erst wenn alle Details geklärt und die Testphase erfolgreich abgeschlossen werden konnte, ist der Moment für den vollständigen Wechsel gekommen.

Auch dann gilt es noch, die einzelnen Funktionen des Systems auf Herz und Nieren zu testen und eventuelle Schwierigkeiten anzugehen. Flexible Anbieter sind dazu in der Lage, nachträglich Anpassungen vorzunehmen und das System im laufenden Betrieb auf die Bedürfnisse des Unternehmens auszurichten.

 
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